Dintre d’algunes organitzacions que treballen amb informació s’usen molt tres paraules quan es parla de modernització, processos, optimització, millora…:

  • (Aplicar) Tecnologia
  • Automatització
  • Digitalització [¹]

Existeix una confusió entre aquests tres termes o, encara pitjor, una obstinada insistència a voler pensar que son sinònims, i que signifiquen el mateix en quant a ús i implicacions. I no és així. Són conceptes amb punts comuns, però les implicacions dels quals son molt diferents.

  • (Aplicar) Tecnologia: Aquest ja està una mica superat, avui en dia. Tothom treballa amb ordinadors, bases de dades, documents digitals, fa servir certificats i signatura electrònica, es comunica amb aplicacions de tercers, usa el núvol i fins a cert punt s’integra mitjançant via APIs amb serveis de tercers. Amb més o menys exit, però es fa. I toca fer-ho.
  • Automatització: Una vegada ja tenim la base tecnològica, podem automatitzar determinats processos, millorant-los. Algunes operacions que es feien de manera repetitiva ara es poden industrialitzar, fer de manera seguida sense intervenció directa humana, aplicant control d’errors i vigilant els resultats rebuts. Es millora el temps d’execució i s’aprofiten millor els recursos.
  • Digitalització: S’usa tot allò après en els passos anteriors per millorar els processos i funcionaments interns, es canvia de manera de treballar i de controlar resultats: és possible passar controls i tasques que es feien al final dels processos a l’inici, i al revés. Es pot pensar en les dades que generaran les eines per dissenyar indicadors per millorar-ne l’ús, i per avaluar els objectius. En últim terme, aprenent, es millloren els objectius i es fa la organització més centrada en els objectius finals i no en els processos per aconseguir els objectius.

Els tres conceptes son acumulatius: sense aplicació de tecnologia no hi ha automatització, i sense automatització és molt difícil que hi hagi digitalització.

Però aplicar la tecnologia sense més no és solució: pots fer puntualment algunes feines més eficients, però s’acabarà repetint, en un altre entorn, el que ja es feia abans. És un canvi tecnològic.

Automatitzar sols tampoc és suficient: s’eliminen feines repetitives, s’alliberen hores i persones i s’eliminen errors, entre altres coses, que no és poc. Però les coses es segueixen fent com es feien, no es canvien els processos ni la visió sobre la informació. És un canvi tecnològic i de gestió de la informació.

Digitalitzar és on s’ha d’arribar. Digitalitzar, en aquest àmbit, és canviar la visió sobre l’estructuració de les feines, les persones, els processos i la informació, és transformar la organització i com treballa. És veure que es pot treballar d’una altra manera: que l’aplicació de la tecnologia i els canvis en els processos i en la manera de gestionar la informació, d’origen a final, permet canviar la distribució de tasques i per tant les responsabilitats i funcions dels equips, fent pivotar la organització cap al treball per als objectius, establint indicadors de realització en base a les pròpies dades recollides. No és un procés fàcil, ni molt menys. Perquè aquest no és només un canvi tecnològic i de gestió de la informació, és també un canvi en la manera d’entendre la pròpia organització i la feina que cadascú fa o té assignada. Implica veure no només la parcel·la pròpia del treball, sinó tot el que fa la organització, per entendre el perquè dels canvis i estar disposat a assumir-los i ser-ne part.

La digitalització d’una organització, així entesa, és un pas molt complicat i que requereix de la voluntat de tots els implicats, i no és un tema nou.

Si la digitalització es veu només com un canvi tecnològic i de gestió de la informació, ens quedarem en una automatització tan profunda com es pugui fer, però automatització.

Serà una organització del s. XX amb eines del x. XXI, per posar una imatge molt simplificadora. Una oportunitat perduda.

[¹] Potser seria més correcte usar Transformació Digital en comptes de Digitalització, perquè transmet millor la idea… En tot cas, per digitalitzar en cap cas em refereixo a escanejar documents, per exemple. Això és aplicar la tecnologia, sense més.