|
|
2. Gestió del correu
La gestió del correu es realitza dintre de l'anomenada 'Bandeja de Entrada'. És aquí on rebrem els missatges d'entrada i des d'on podem crear-ne de nous. El que veiem en aquesta carpeta és un índex dels missatges rebuts, i per llegir-los (obrir-los) hem de fer doble click a sobre d'ells.
La Safata d'entrada Els camps més importants que es veuen en aquest índex són: De: Remitent del missatge. Recibido: Data i hora en que s'ha rebut el missatge. Els altres camps, que s'expliquen més endavant, són:
Aquesta pantalla és totalment modificable, és a dir, podem extreure camps d'informació (columnes) que no ens interessin, o afegir-ne, i podem ordenar els elements per qualsevol de les columnes.
Sempre que rebem nou correu, Outlook ens ho indica, ja sigui a l'entrar al programa o en el moment en que el rebem si tenim l'Outlook obert. Quan entrem a Outlook, si hem rebut correu nou, al costat de la icona de la Bandeja de Entrada a la barra d'Outlook, posarà un número entre parèntesi indicant quants missatges hem rebut. Cliquem sobre aquesta icona per veure el correu, i a la pantalla ens apareixeran tant els missatges nous com els vells. Els missatges nous estan ressaltats en negreta i semioberts, és a dir, es pot llegir part del seu contingut. Fem doble click a sobre del missatge que volem llegir, i aquest s'obre. Una vegada l'hem llegit, existeix la possibilitat de contestar-lo picant el botó 'Responder'.
Cliquem sobre el botó de nou missatge i s'obre una finestra com la següent:
Creació d'un missatge Els passos per omplir aquest nou missatge i enviar-lo són els següents: 1. Entrem l'adreça del destinatari, cosa que podem
fer de dues maneres:
2. Al botó 'CC' no posarem res. Aquest botó serveix per si volem enviar una còpia del missatge a algú que volem que n'estigui assabentat però sense ser el destinatari principal. 3. A 'Asunto' fem una descripció esquemàtica del missatge. Aquest camp és el que veiem després quan rebem el missatge, per tant és important omplir-lo de manera aclaridora sobre el contingut del missatge. 4. Passem al camp de text, on redactarem el missatge que volem enviar. En aquest camp podem utilitzar diversos tipus de lletres, negretes, subratllats, colors, etc... També hi podem inserir fitxers que volguem enviar a algú. Per fer això, Anem al menú 'Insertar', cliquem, i piquem sobre Archivo. Després escollim el fitxer que volem enviar, i veiem com aquest apareix com una icona al nostre missatge. 5. Piquem sobre el botó 'Enviar'. El missatge s'envia i aquesta finestra es tanca, tornant a la pantalla inicial. Els elements que hem enviat, es van guardant a la carpeta 'Elementos enviados', de manera que sempre tenim una còpia del missatge.
Els missatges podem ordenar-los per qualsevol dels tres camps abans comentats, simplement picant sobre l'etiqueta de cada columna. Si piquem una vegada l'ordre és ascendent i si tornem a picar, l'ordre serà descendent. A l'ordre d'ordenar els missatges per Assumpte s'ha de tenir en compte que en el cas que hi hagi respostes a missatges nostres, davant d'assumpte surten les lletres 'RE:" (resposta), però, per ordenar, aquestes no es tenen en compte.
Una altra manera d'ordenar la informació és en grups i subgrups. Per fer això hem d'agafar la columna per la qual volem ordenar la informació i picar amb el botó dret del ratolí. Ens surt un menú contextual una de les opcions del qual és 'Agrupar por este campo'. Cliquem sobre ella, i la capçalera es situa sobre la dels altres grups, mentre la informació es distribueix automàticament en grups. Si volem crear subgrups, només cal arrossegar les columnes indicades fins aquesta primera columna moguda i la informació va reagrupant-se. Veurem com a la dreta de cada grup surt un botó amb un signe més/menys. Si hi ha un signe més, vol dir que el grup s'ha d'obrir, el que fem picant-hi a sobre. Si hi ha un signe menys, el grup està obert, si piquem a sobre, el tanquem. Aquesta opció per agrupar missatges pot ser molt útil en cas de que rebem gran quantitat de missatges de un número no excessiu de persones, això ens permet tenir-los ordenats, per exemples, per remitent, o si sempre tractem temes similars, per temes... Així, si per exemple ordenem una pantalla per remitent, quedaria com:
Ordenació de missatges
A mesura que es van rebent missatges, ens trobarem que la llista de missatges és cada vegada més gran, i per tant, més difícil de consultar. Es poden fer aleshores, dues coses:
2.5 Eliminació de missatges Seleccionem els missatges que volem eliminar (un per un, o en conjunt, utilitzant el ratolí i la tecla de majúscules), i fem click a sobre del botó d'eliminar. Atenció: aquests missatges eliminats no s'esborren directament, sinó que van a parar a una de les nostres carpetes personals, 'Elementos eliminados', que és com una paperera, amb el que tenim la opció de recuperar missatges eliminats per error. Hem de tenir cura, però, d'anar buidant aquesta paperera cada cert temps.
2.6 Seguiments i canvis de prioritat dels missatges. Hi ha vegades en que pot interessar fer determinat seguiment dels missatges o marcar-los amb certa importància, i això també podem fer-ho.
Una vegada pitjem aquests botons, la prioritat del missatge s'ajusta a la sol·licitada i, quan el rebem, una icona a la esquerra del missatge ens informa de la prioritat que se li ha donat.
s'obre una finestra que ens permet controlar diversos accions que es poden realitzar sobre el missatge una vegada ja s'ha enviat, com per exemple llegir-lo, obrir-lo, rebre'l,..., el que ens permet saber si ja s'ha llegit o no aquell missatge, etc... Aquesta informació es veu reflexada quan rebem el missatge en els camps que hi ha a l'esquerra d'aquest.
2.7 Impressió de missatges Seleccionem el missatge o missatges que volem imprimir i pitjem amb el ratolí a sobre del botó d'impressió o bé del de presentació preliminar, per veure com quedarà la impressió.
|
|
|
[Portada] [Característiques] [Gestió del correu] [Gestió de l'agenda] [Gestió de la llibreta de contactes] [El sistema de carpetes públiques] [Interacció entre els diferents elements] [Altres elements] [Avançats] |
