|
|
3. Gestió de l'agenda
L'element de calendari de Microsoft Outlook ens permet gestionar el temps, de la mateixa manera que ho fem amb una agenda. De fet, no es més que una agenda electrònica, amb les possibilitats ampliades que això proporciona. El calendari podem visualitzar-lo de diverses maneres, depenent de la vista que tinguem escollida:
Aquestes vistes les seleccionem fent click als botons que tenen un calendari amb un 1, un 7 i un 31 al seu interior, respectivament.
Si volem canviar de dia visualitzat, el que hem de fer és pitjar amb el ratolí sobre el dia que volem visualitzar a l'explorador de dies, i aquest apareix a la pantalla. Si seleccionem més d'un dia (usant el ratolí i la tecla de majúscules), els podrem veure tots. Això és útil en el cas de voler visualitzar només dos o tres dies i no tota una setmana, o bé dies a cavall entre dues setmanes...
3.1 Creació d'elements dins de l'agenda Els elements que podem crear dins de l'agenda són de dos tipus:
3.1.1 Creació de cites Pitjem el botó de Nova Cita, i s'obre una finestra com la següent:
Cites periòdiques Pot donar-se el cas que una cita sigui periòdica (una reunió periòdica, un curs que dura cert temps, etc...), per evitar-nos entrar repetidament la mateixa informació usarem el botó Periodicidad
Picant sobre ell, s'obre una nova finestra on podem indicar la periodicitat de la cita (diària, setmanal, mensual, anual), la durada de la mateixa i l'interval de repetició (cada x dies, setmanes...)
Organització d'una reunió
Per afegir assistents a la reunió, hem de pitjar el botó Invitar a otros, i escollir-los dins la pantalla que s'obre. Aquesta pantalla ens presenta una llista de contactes depenent de la llista que tinguem escollida, per tant, també podem escollir assistents de diverses llistes. Una vegada ja tenim els assistents, pitjem sobre Aceptar.
Més endavant s'explica com confirmar l'assistència a reunions. Una vegada hem creat la cita o reunió, ja veurem que aquesta apareix al calendari, ocupant un espai equivalent a la seva durada si estem en vista de dia o com una anotació dintre del dia si estem en altres vistes.
3.2 Consulta de l'Agenda Per consultar l'agenda només cal que seleccionem la vista que ens interessi (dia, setmana, més). A partir d'aquí ens desplacem entre dates amb la barra de desplaçament o utilitzant l'explorador de dies. Per veure la informació continguda dins de les cites o reunions només cal fer doble click a sobre d'elles. Apart de crear cites i reunions per tal de mantenir ordenat el nostre temps, també podem:
També podem classificar-les per categoria, o per assumpte, canviant la vista o definint-ne de noves, de manera que podem, per exemple, fer el seguiment de totes les reunions o cites que hi ha hagut sobre determinat tema, amb les nostres conclusions sobre cada reunió.
3.3 Gestió delegada d'agendes d'altres usuaris. Aquest és un tipus de gestió que es fa d'una altra agenda que no és la nostra, sinó que pertany a un altre usuari. Per poder gestionar-la necessitem doncs, el permís d'aquest usuari. Per obrir una carpeta delegada, hem de seguir els següents passos:
Fet això, veurem com tenim una nova carpeta de calendari corresponent a la de la persona, i totes les modificacions que hi fem, si tenim els permisos suficients, les veurà l'altra persona.
3.4 Impressió de l'agenda La impressió depèn de la vista que tinguem activa en el moment que volguem imprimir, i no és més que una còpia impresa de la pantalla. Per imprimir hem de pitjar sobre el botó d'impressió o bé sobre el de presentació preliminar, i, a partir de la presentació, imprimir.
|
|
|
[Portada] [Característiques] [Gestió del correu] [Gestió de l'agenda] [Gestió de la llibreta de contactes] [El sistema de carpetes públiques] [Interacció entre els diferents elements] [Altres elements] [Avançats] |
