5. El sistema de carpetes públiques

Les carpetes públiques ens permeten compartir informació amb la resta d’una organització, i és un tipus de carpeta a la qual hi pot accedir tothom. Així, quan s'envia un missatge o es penja d'una carpeta pública, no s'envia a ningú en particular, sinó que és com si es penja d'un taulell d'anuncis, que és consultable per tothom.

Podem fer-les servir de diverses maneres:

• Com un taulell d'anuncis, consultable per tothom. En les carpetes d'aquest tipus es podran consultar circulars, normes de funcionament, etc...
• Com una bústia comú on deixar sol·licituds, com per exemple sol·licituds de materials, permisos, etc..., amb l'avantatge d'utilitzar ja un format preestablert de formularis (impresos electrònics), garantint, en tot moment, la privadesa de qui faci la sol·licitud.
• Com una agenda comú.

Els dos primers tipus de carpetes no es diferencien externament, sinó que és amb les propietats d'accés (escriptura, lectura), amb el que definim a quin dels dos tipus pertany cada una. També podem observar que com a carpetes públiques podem trobar-nos qualsevol element d'Outlook, ja siguin carpetes de missatges, d'agenda (llibreta d'adreçes) o bé de calendari.

Per accedir a les carpetes públiques hem de seguir els següents passos

1. Desplegar la llista de carpetes
2. Pitjar sobre el signe més situat a l'esquerra de Carpetas públicas o fer doble click sobre el nom. S'obre una llista de carpetes
3. Fer el mateix sobre la carpeta Todas las carpetas públicas. S'obre la llista de carpetes públiques de la pròpia organització.
4. Seleccionar la carpeta de la qual es vol veure la informació i obrir-la.

Les carpetes públiques

5.1 Taulells d'anuncis ordenats temàticament

Aquest tipus de carpetes poden ser l'equivalent electrònic dels taulells d'anuncis on es pengen circulars, oficis, etc... amb alguns avantatges.

• Estan ordenats per temes, per no presentar un excés d'informació. Per arribar a les circulars que es vulguin consultar, només cal anar obrint els temes i subtemes fins arribar al nivell de circulars.
• No hi ha problemes d'espai ni d'accés còmode a la informació.
• La informació sempre és accessible.

A més, si del que hi ha penjat en aquests anuncis ens interessa alguna cosa, sempre podem fer una còpia i portar-la cap a la nostra Bandeja de Entrada, i guardar-la allà de la manera que ho tinguem ordenat.

5.2 Compartició de llistes de contactes (llibretes corporatives)

Hi ha molts contactes (persones, empreses, entitats), que són comuns a tothom, i sembla innecessari que cadascú s'hagi de copiar les dades d'aquell o aquells dintre de la seva llibreta de contactes, apart dels problemes de duplicitat i no actualització de la mateixa.

Per tal d'evitar aquests problemes, s'ha definit una altra carpeta pública és la d'Agenda comú, que és de tipus llibreta de contactes i és on es trobaran els contactes comuns a tothom.

Des d'aquesta llibreta, tot i ser pública, també podem crear reunions, enviar missatges si hi ha l'adreça de e-mail... (funciona com la Llibreta de contactes personal). I si ens interessa, per tenir l'accés amb més comoditat, sempre podem crear una còpia d'aquesta carpeta dins la nostra carpeta personal d'adreçes.