6. Interacció entre els diferents elements
Creació
de missatges a partir de la llibreta de contactes
Creació de nous contactes a partir del correu
Organització de reunions (calendari, correu, contactes) |
Podem conjugar diferents elements
d'Outlook per treure més profit de la informació que tenim emmagatzemada,
i no limitar-nos només a fer-ne l'ús clàssic d'ella. Així,
la llibreta de contactes ens pot servir no només com llista de telèfons
i adreces o el calendari per organitzar el temps, sinó que podem crear
missatges per els contactes sense haver de picar segons quines dades, convocar
reunions actualitzant automàticament l'agenda, guardar la informació
continguda en un correu, etc...
6.1 Creació de missatges a
partir de la llibreta de contactes
Suposarem que estem dintre de la
llibreta de contactes i volem enviar un missatge a alguna de les persones/empreses
que tenim registrades a la llibreta.
Passos per crear missatges:
- Posar-nos a sobre del contacte pel qual volem
crear el missatge i pitjar amb el ratolí una sola vegada. D'aquesta
manera seleccionem el contacte.
- Tornem a pitjar el ratolí i, sense deixar-lo
anar, l'arrosseguem fins a la icona de la Bandeja de Entrada i el deixem
anar.
- S'obre una finestra per enviar un missatge amb
l'adreça del contacte. Si té més d'una adreça
de correu, sortiran totes, si no en té, cal substituir el nom del contacte
per una adreça electrònica vàlida.
- Omplim els camps del missatge, entrem la informació
del missatge i activem les opcions que ens interessin (seguiment, prioritat,
contestar...) i polsem el botó Enviar.
Això podem fer-ho per un
sol contacte o per varis contactes alhora, seleccionant-los tots, si volem enviar
el mateix missatge a diverses persones.
6.2 Creació de nous contactes
a partir del correu
Suposem que hem rebut un mail d'algú
que no consta a la nostra llibreta de contactes, però que ens interessa
tenir-lo registrat. En comptes de crear un contacte a partir de zero, el que
farem és:
- Posar-nos a sobre del missatge i seleccionar-lo
(pitjar a sobre).
- Arrossegar-lo fins a la icona de la llibreta
de contactes i deixar-lo anar allà.
- S'obre una finestra amb les dades que s'han
pogut obtenir del remitent del correu. Omplim les que queden (o les que tinguem),
i pitjem el botó Guardar.
- Es crea una nova entrada per al remitent a la
llibreta de contactes. A partir d'ara, si volem enviar-li correu només
cal que ho fem com es diu a l'apartat anterior.
6.3 Organització de reunions
(calendari, correu, contactes)
Aquesta opció ens permet
convocar una reunió utilitzant informació que ja tenim dels assistents,
actualitzant la informació del calendari alhora.
Passos:
- Col·locar-nos a la Llibreta de Contactes
(picant sobre la icona a la barra d'Outlook o a través de l'arbre de
carpetes). Apareixeran tots els contactes a la nostra pantalla.
- Per treballar d'una manera còmoda, en
el cas que hi hagin bastants contactes, seleccionarem la vista Lista de
Teléfonos.
- Polsant la tecla Control (Ctrl), a l'esquerra
del teclat, i sense deixar-la anar, ens desplacem amb el ratolí a sobre
de cada un dels contactes que volem convidar a la reunió i anem pitjant
el botó esquerre. Veurem com es van seleccionant tots.
- Una vegada tots seleccionats, deixem anar la
tecla Ctrl.
- Ens posem a sobre d'un dels assistents, i pitjem
el botó esquerre del ratolí i, sense deixar-lo anar, arrosseguem
tots els contactes fins la icona del Calendario.
- S'obre una finestra de missatge amb una convocatòria
de reunió amb els contactes com a destinataris. A partir d'aquí
cal continuar com s'explicava a la secció de Creació
de reunions.
- Una vegada enviat el missatge de convocatòria,
podem comprovar com ha aparegut al calendari la nova reunió.
|