7. Altres elements

7.1 Tasques

Aquesta carpeta permet portar un control de les tasques que hem de fer, de la feina pendent.

Cada entrada d'aquesta carpeta es correspon amb una feina que s'ha de fer, que pot ser pròpia o assignada per algú a través d'un missatge de correu, i de la qual es pot portar un seguiment del seu estat (estat d'execució, finalitzada, informes).

Les tasques, a més, poden visualitzar-se també a través del calendari, sabent així quines tasques s'han de fer per determinat dia.

Una vegada hem finalitzat una tasca, cal marcar-la com realitzada per que no ens aparegui més com una tasca pendent.

És possible assignar tasques a través del correu electrònic, mantenir/que ens mantinguin informats sobre el desenvolupament d'aquella tasca, portar un control de la durada de les tasques, de quines tasques s'han fet, acceptar/retornar assignacions de tasques, comprovar l'estat de les tasques per fer segons el calendari (a mode de cites)...

Com totes les carpetes d'Outlook, aquesta també pot visualitzar-se de diferents maneres, el que ens permet diferents accessos a la informació.

7.2 Diari

El diari ens permet portar un registre sobre les nostres activitats diàries, de manera que després podem repassar tot el que s'ha fet durant un dia, sabent també quin temps li hem dedicat a cada tasca.

Les entrades al diari es poden fer automàticament (de fet, Outlook registra tots els moviments que es fan amb programes d'Office, com el Word i l'Excel, entre d'altres, o bé registra les tasques finalitzades cada dia), o bé manualment. Per crear aquestes últimes pitjem el botó Nueva Entrada del Diario i entrem la informació que s'ens demani (Assumpte, durada, etc...)

Exemple de pantalla del Diari amb una nota a sobre

Entre d'altres usos, podem aprofitar el fet que es registren tots els moviments que fem amb documents d'Office per buscar determinat document amb el que vam estar treballant un dia però que no recordem on el vam guardar. Només cal anar a buscar el dia, mirar quin document és, i fer doble click per obrir-lo.

7.3 Notes

Són l'equivalent electrònic dels papers adhesius d'oficina o de les diferents notes de recordatori.

Passos per crear notes:

• Anar a la carpeta Notes d'Outlook, el que podem fer de dues maneres:
• Pitjem sobre la icona de Notes a la barra d'Outlook
• Despleguem la llista de carpetes i pitjem sobre la carpeta de Notes.
• Pitjar sobre el botó de nova nota (el primer per l'esquerra). S'obre la nota, i només resta omplir el text.
• Després podem tancar-la o bé deixar-la oberta i continuar fent altres coses. Si la tanquem se'ns guarda a la carpeta de Notes, si no la tanquem se'ns quedarà oberta sobre l'escriptori fins que tanquem Outlook o la nota explícitament.

Per eliminar-les només cal posar-se sobre la nota que volem esborrar i pitjar el botó eliminar de la barra de botons.

Moltes vegades voldrem que les notes s'obrin en entrar a Windows per tal de poder veure les tasques que tenim pendents o alguna informació que ens interessa recordar ràpidament, per fer això hem d'agafar la/les notes que ens interessin i traslladar-les a la carpeta Inicio del Windows.