8. Avançats

8.1 Creació de subcarpetes de missatges

Podem crear subcarpetes, ordenades pels conceptes que ens interessin, per exemple de determinada persona o persones, missatges sobre certs temes, etc..., de manera que, quan rebem missatges, els podem arrossegar a la carpeta que ens interessa, deixant la carpeta principal no tan plena de missatges. Més endavant, si ja no interessa mantenir aquells missatges es poden esborrar tots eliminant simplement la carpeta.

Passos:

1. Fem click al menú 'Archivo', opció 'Carpeta'. Quan se'ns obre els desplegable, seleccionem 'Crear subcarpeta'.
2. Entrem el nom de la carpeta i una petita descripció (que pot ser d'utilitat en el futur), i cliquem sobre acceptar. El contingut de la carpeta seran elements de correu.
3. Amb la carpeta ja creada, podem arrossegar-hi els missatges que ens interessin a dins.

Per suposat, dintre de cada subcarpeta també podem ordenar els elements per grups i subgrups com ja s'ha explicat abans.

8.2 Còpia de subcarpetes

Passos:

1. Situar-nos sobre la carpeta que volem copiar
2. Pitjar el botó dret del ratolí. S'obre un menú contextual.
3. Pitjar sobre la opció Copiar "nom de carpeta". S'obre una finestra com la següent:



4. Seleccionar la carpeta de destí.
5. Pitjar sobre el botó Aceptar.

Una vegada fem això, veurem com dintre de la carpeta de destí s'ha creat una nova subcarpeta, còpia de la que a nosaltres ens interessa. S'ha de tenir en compte que és una còpia, això vol dir que si la informació de l'original es modifica, els canvis no es veuran reflexats en aquesta.

8.3 Ús de la llibreta de direccions en Word

Podem aprofitar les dades de la Llibreta de direccions per fer mailings, etiquetes o sobres amb el processador de textos Microsoft Word.

Passos:

1. Des de Word, anar al Menú Herramientas / Combinar correspondencia...
2. Crear el tipus de document principal que ens interessi (cartes model, etiquetes, sobres...), i indicar si el volem en una nova finestra o bé al document actual.
3. Al segon pas, en escollir l'origen de dades, indicarem Usar Libreta de direcciones. Si encara no hem obert l'Outlook, se'ns demanarà el perfil. Indiquem Microsoft Outlook.
4. S'obre una finestra on ens demanen d'on volem extreure les dades. Indiquem Microsoft Outlook.



5. S'obre una altra finestra mostrant les diverses carpetes de la llibreta de contactes. Seleccionem la que ens interessi, normalment Contactos, pitjant a sobre amb el ratolí i després pitjant sobre el botó Aceptar.



6. Una vegada fet això, si és un nou document Word ens indica que no ha trobat camps de combinació i que cal que els entrem. A partir d'aquí ja podem seguir el funcionament habitual de Word amb les llistes de combinació.

8.4 Creació de llistes de distribució

És possible que sovint enviem correu electrònic a un grup determinat de persones que no tenen res a veure amb l'estructura jeràrquica de l'organització (és a dir, no és un departament, sinó, per exemple, vàries persones de diferents departaments), per tant, ens interessarà tenir aquestes persones com un únic grup a qui enviar correu.

Per fer això, cal que ens creem llistes de distribució personals.

Passos:

1. Obrir el Menú Herramientas, opció Libreta de Direcciones.
2. Pitjem el botó Nueva Entrada, i s'obre una finestra on ens demanen quin tipus d'entrada volem fer servir. Seleccionem Lista personal de distribución i pitjem el botó Aceptar.



Creació de llistes de distribució

3. S'obre una nova finestra. Entrem el nom de la nostra llista de distribució, i pitjem el botó Agregar y quitar miembros.
4. S'obre una finestra que ja coneixem, on podem escollir tots els usuaris que formaran part de la llista de distribució, una vegada els hem entrat, pitjem Aceptar i tots aquests usuaris passen a formar part de la nostra llista de distribució.
5. Pitjem Aceptar. Ja tenim la llista personal de distribució creada.

Com accedir a la llista:

Quan creem el missatge, pitjem el botó Para (destinatari), i seleccionem, dins del camp 'Mostrar los nombres que figuran en', en comptes de la Lista global de direcciones, la Libreta Personal de Distribución, i veurem com apareix la llista o llistes personals que hem creat.